Grand Resum | Die Arbeitswelt

Steuerprogramme können ganz schön ins Geld gehen. Wer als Selbstständiger seine Steuer selbst macht, braucht ein unkompliziertes Programm, das in den regelmäßig notwendigen Updates nicht die Welt kostet, sonst könnte man sich auch den Steuerberater das ganze Jahr über ins Haus holen.  Steuerprogramme gibt es sogar ganz kostenlos für die Kleinen. Taugt die Steuer-Freeware was?

Steuer-Programme auf dem Markt

Im Normalfall kostet Steuersoftware um die 40,- und jedes Update 30,- Euro. Ab und an gibt es eine abgespeckte Version für 15,- Euros, aber gerade denen fehlt es an der für Selbstständige oft wichtigen Einnahmen-Überschuss-Rechnung-Möglichkeit (EÜR). Wer bei seiner Steuer also tatsächlich und von vornherein  also sparen will, weil er womöglich einige Steuerbelege verloren hat und kaum genug für den Steuerhilfeverein zum Jahresabschluss heraus bekommt, der greife zur Freeware! Tatsächlich ist neben Bilanzierungs-Freeware für die Buchhaltung auch Steuer-Freeware zu finden, die gar nicht so schlecht ist.

Steuerprogramme als Freeware

Den Testsieger vom Focus Vergleich, das WISO-Steuersparbuch, gibt es als kostenlose Demoversion, dem aber die Übertragung zu ELSTER-Formular fehlt sowie einige andere wichtige Funktionen. Wie man die unvollständige Version dann testen können soll, bleibt mir ein Rätsel, dafür darf man aber mit den Resten hantieren, so lange man will. GnuCash bietet eine Freeware-Steuer-Lösung namens MyMicroBalance an, die sich gut bedienen lässt und die Ein- und Ausgaben auch grafisch verwertet, in der neuesten Version jetzt wohl auch in 3D. Die Steuer-Software zum Niedrigstpreis von 0,- Euro ist für den privaten Gebrauch gedacht, erlaubt aber ebenso das Haushalten im Ein-Mann-Betrieb ohne Probleme. Zwischen den verschiedenen Konten ist aber leider keine Umbuchung möglich, so ähnlich wie auch bei taxpool (zum Beispiel bei Computerbild hier), das ich zurzeit verwende. Ein Umbuchung zwischen den frei wählbaren Konten ist unnötig kompliziert, ansonsten ist taxpool das bisher beste Gratis-Programm zur Steuer, das ich kenne. Einfach, kostenlos, für Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe, mit Buchungsliste, SuSa, EÜR, E/A, Kontenbuch und UstVA, also Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER-Schnittstelle.

Ach, ja: Taxpool aktualisiert sich regelmäßig selbst. Ebenso kostenlos.

Teil Ihres Businessplan könnte eine Liquiditätsvorschau oder -planung sein. Dieser Tabelle kann entnommen werden, ob es zu voraussichtlichen finanziellen Engpässen oder sogar zu Unterdeckungen kommen kann oder ob sie imstande sind Ihre laufenden Mittel dauerhaft und lückenlos zu bestreiten. Über die Liquiditätsplanung…

Businessplan für Fortgeschrittene: die Liquiditätsplanung

Eine Planung der Liquidität ist nicht für jeden Businessplan ein Muss. Die Jobcenter verlangen eine Liquiditätsplanung bei Anträgen auf Förderung der Selbstständigkeit (z. B. Einstiegsgeld) zwar generell, aber wirklich Sinn macht diese Form der Planung vor allem in Geschäften mit Ausgaben, die bei Unterdeckung, zum Beispiel durch unbezahlte Rechnungen Ihrer Kunden, die Geschäftstätigkeit gefährden. Belaufen sich ihre Betriebsausgaben im Normalfall auf ein Telefon, Internet und ein bißchen Papier, bringen ein paar ungedeckte Schecks sie nicht gleich in allzu große Schwierigkeiten.

Was eine Liquiditätsplanung ausmacht

Im Gegensatz zur Umsatz- und Rentabilitätsvorschau als weiteren Bestandteil Ihres Businessplans hat die Liquiditätsplanung ihren Fokus darauf, in welchem Monat welche Einnahmen fließen und welche Ausgaben zu tätigen sind. Rechnen Sie hier eher großzügig zu Ihren Ungunsten, etwa mit der säumigen Zahlweise Ihrer Rechnungsempfänger nicht pünktlich innerhalb 14 Tagen nach Erhalt, sondern eher nach einem Monat usw. Dagegen müssen Sie Ihre Zahlungsverpflichtungen wie Miete oder Kreditraten pünktlich und in voller Höhe in die Liquiditätsvorschau eintragen.

Was Sie an der Liquiditätsvorschau ablesen können

Wenn sie die Planung Ihrer Einnahmen und Ausgaben nach dem worse case scenario und gegebenenfalls nach kostenlosen Mustern für eine Liquiditätsplanung von der IHK München angefertigt haben, sehen Sie auf einen Blick – und von der Tabelle meistens automatisch ausgerechnet -, ob Sie Zeiten der finanziellen Unterdeckung entgegensehen müssen. Sind die Deckungslücken sehr groß, müssen Sie eine erweiterte Finanzierungsplanung im Rahmen Ihres Businessplans ausführen.

Factoring gegen Liquiditätslücken durch offene Forderungen

Weist Ihr Liquiditätsplan große Minusbeträge zu bestimmten Zeiten auf, müssen Sie Ihre Finanzierung – eventuell per Kredit? – neu durchdenken. Ist die Planung generell etwas eng, weil Sie zu sehr auf die Rechnungebegleichungen durch Ihre Kunden angewiesen sind, gibt es einfachere Lösungen. Es kann eine Deckung durch ein auf Factoring spezialisiertes Kredit- oder Finanzinstitut, zum Beispiel durch Südwest, angestrebt werden. Dabei erhalten Sie Ihre Forderungen anch Rechnungsstellung durch das Finanzinstitut ausgezahlt, das im Gegenzug eine geringe Gebühr erhebt und Ihre Forderungen erwirbt. Die Durchsetzung Ihrer Forderungen bleibt Problem des Instituts, Sie erhalten Ihren Rechnungsbetrag immer innerhalb weniger Tage. Säumige Zahler sind aber nicht das einzige Problem einer durchgängigen Liquidität, weshalb die Liquiditätsplanung bei allen finanziell aufwendigen Geschäftsideen generell zu empfehlen ist.

Businessplan-Bestandteil Umsatz- und Rentabilitätsvorschau: Wer sich fragt, wozu es gut sein könne, wenn man seine Einkünfte als Selbstständiger für die nächsten Monate errät, bekommt hier Antworten!

Die Umsatz- und Rentabilitätsvorschau: Was sie beinhaltet

Die Umsatz- und Rentabilitätsvorschau ist Hauptbestandteil der Finanzierungsplanung eines Gründungsvorhabens. Als Teil des Businessplans soll sie aufzeigen, ob eine Idee angesichts laufender Kosten Gewinne erwirtschaftet. Sie wird üblicherweise angesetzt über 12 Monate und enthält jeden Monat als Einzelwert. Die geschätzten Gewinne werden in der Umsatz- und Rentabilitätsvorschau den ebenfalls geschätzten Ausgaben gegenübergestellt. Gewinne können dabei aus verschiedenen Branchen einfließen, Ausgaben beinhalten neben üblichen Betriebsausgaben und gegebenenfalls Gehältern für Angestellte auch Steuern und Kreditkosten.

Was soll rauskommen bei der Rentabilitätsvorschau?

Erwirtschaftet werden muss laut dem Rentabilitätsplan mindestens das eigene Existenzminimum, das alle Sozialausgaben und Steuern enthält. Die Handwerkskammer Berlin (link) zählt darunter neben einem allgemeinen Lebensunterhalt Abgaben zur Renten-, Kranken- sowie Lebensversicherung oder anderer Altersvorsorge, die private Miete plus alle sonstigen Belastungen für Wohnung oder Haus und eventuell zusätzliche Aufwendungen für private Darlehen oder sonstige Verpflichtungen. Auch erinnert die Handwerkskammer daran, dass in die Gewinne laut Rentabilitätsvorschau gegebenenfalls Einkommens- und Kirchensteuer eingerechnet werden müssen. Liegt der Gewinn darunter, muss geprüft werden, ob Preise, Honorare, Stundenlöhne erhöht oder Kosten gesenkt werden können, ohne das Geschäft zu gefährden.

Die Umsatz- und Rentabilitätsvorschau: Wozu taugt eine reine Schätzung?

Dass die Gewinne für die Vorschau von Umsatz und Rentabilität rein geschätzt werden können, weil es nirgendwo eine Garantie für Kunden und Einnahmen geben kann, verwirrt zu Beginn der Gründung. Die Aufstellung kann aber, selbst wenn sie mit den tatsächlichen Einnahmen schließlich nicht mehr viel gemein hat, aufzeigen, ob die Einnahmen abzüglich im Verhältnis dazu stehender Ausgaben zur Annahme berechtigen, dass das Unternehmen rentabel sei. In der Umsatz- und Rentabilitätsvorschau wird zum ersten Mal dezidiert gegenübergestellt, welche Einnahmen von welchen Ausgaben begleitet werden, zum Beispiel bei einer angenommen Anzahl Kunden in einem Friseurgeschäft der Einkauf von Pflegeprodukten und Getränken, die Einhaltung der Hygiene als Kostenfaktor sowie Strom und Gehälter im Vergleich mit den durchschnittlichen Preisen. Oder in einem Auftragslektorat das Ausdrucken von Manuskripten zur Bearbeitung sowie der Versand plus Internet- und Telefonkosten im Verhältnis zum Honorar. Mustertabellen für Excel bietet die IHK München.

Die Umsatz- und Rentabilitätsvorschau als Vorteil

Es kann auch rückwärts gerechnet werden, in dem in der Rentabilitätsvorschau der notwendig zu erzielende Gewinn angenommen wird, um zu errechnen, wie hoch die Stunden- oder anderen Preise sein müssen, um bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit ausreichend Gewinn zu erzielen. Durch eine negative Rentabilitätsvorschau lässt sich eine von vornherein bestimmte Pleite vermeiden und die Geschäftsidee kann eine zweite Chance erhalten: Ist der Standort der Falsche? Gibt der Markt in einem anderen Segment bessere Preise her? Gibt es profitablere Nischen, in die man sich spezialisieren kann? Lässt sich der Einkauf ökonomisieren? Auch ist die Umsatz- und Rentabilitätsvorschau für die kommenden Monate, wenn nicht sogar die ersten Jahre Motivation, Leitfaden und Orientierung in einem. Sind die Gewinne nicht allzu hoch angesetzt, sollte alles versucht werden, sie auch zu erreichen. Übertrifft man seine eigenen Erwartungen, kann die Tendenz in der Rentabilitätsvorschau angepasst werden, hängen lassen darf sich ein Selbstständiger sowieso nie, nicht einmal auf Erfolg ausruhen.

Der Businessplan: Zur Selbstständigkeit Tür und Tor, notwendig für Banken und andere Geldgeber, für den Gründer oft der blanke Horror.  Ihr Businessplan ist dabei die Zusammenfassung Ihrer Idee in schriftlicher Ausführung sowie der Sammlung an Zahlen und Fakten in Form von Tabellen. Keine Angst vor einem mysteriösen Phantom, der Businessplan kann auf ein bißchen Text plus drei oder vier wirklich wichtige Tabellen runtergebrochen werden…

Businessplan Bestandteil: Text

Egal, wem Sie Ihre Idee vorstellen wollen, Sie müssen sie schriftlich formulieren können. Dabei sollte die Idee im Businessplan anfangs in wenigen Sätzen dargestellt werden können. Im Weiteren sollten Sie die Idee zu Ihrer Selbstständigkeit anhand der von Ihnen gefundenen Probleme und ihrer Lösungen dargestellt werden. Der Businessplan kann mit fünf Seiten alles Notwendige gesagt haben oder er ist zwanzig Seiten lang, das bleibt Ihrer Formulierung und natürlich Idee vorbehalten. Denken Sie aber bitte daran, im Businessplan ein Risikomanagement zu formulieren, Vorsorge ist besser als nachher vor der Pleite stehen. Wenn Sie die Risiken udn Schwachstellen sorgfältig analysiert haben, können Sie eine Standortanalyse beifügen (oder bei standortunabhängigen Branchen eine allgemeine Marktanalyse), um zu zeigen, wie Sie darauf kommen, dass Sie mit Ihrer Idee Gewinn machen können. Je kritischer Sie die Idee in Ihrem Businessplan beleuchtet haben, desto mehr Lösungen können Sie vorweisen, das überzeugt schließlich auch Skeptiker.

Businessplan Bestandteil: Kapitalbedarfsplan

Der Businessplan soll Ihr Geschäft für die nächsten Jahre widerspiegeln. Deshalb ist es wichtig, dem Geldgeber zu zeigen, dass man alles gedacht hat. Der Kapitalbedarfsplan ist das Herzstück eines Businessplans mit Fremdfinanzierung. Ob Sie eine stille Gesellschaft oder einen Bankenkredit anstreben, ist dabei Ihre freie Entscheidung. Der Kapitalbedarfsplan sollte aber an alles Notwendige gedacht haben und ein Stück weiter: Die Startfinanzierung soll auch den Start des Geschäfts tragen können! Am Ende des Kapitalbedarfsplans für Ihren Businessplan sollten deshalb die Kosten für den Start (beispielsweise die Ausstattung des Ladens, der Aufbau eienr Webidentität, die Werbemittel) zuzüglich der laufenden Kosten für die erste Zeit (zum Beispiel Mieten, laufende Kosten, Akquisekosten) stehen.

Businessplan Bestandteil: Finanzierungsplan

Hier dürfen Sie dann träumen und hoffen. Denn wer eine finanziell aufwendige Gründung plant,  kann nur auf Geldgeber hoffen, die sich für die Idee begeistern lassen. Der Finanzierungsplan sieht deshalb meistens eine hybride Finanzierung vor: Eigenes Kapital plus Fremdkapital zuzüglich der laufenden Einnahmen sollten in Ihrem Businessplan den Wert aus Ihrem Kapitalbedarfsplan decken. Wer auf Fremdkapital setzt, muss dabei bei einem Bankenkredit natürlich auch die Zinsen beachten! Deshalb ist es natürlich geschickt, wenn man sich einen stillen Teilhaber sucht. Ein Teilaspekt des Businessplans kann dabei auch der Liquiditätsplan sein, der genau ausweist, wann welche Zahlungen getätigt werden müssen und wann welche Gelder fließen. Hier offenbaren sich Flauten und Zeiten ungedeckter Finanzierung. Der Liquiditätsplan des Businessplans für wenigstens 12 Monate (und freiwillig für die eigene Übersicht gern auch darüber hinaus) empfiehlt sich daher bei finanziell aufwendigen Geschäftsideen, bei denen bei Erstellung des Businessplans schnell klar werden sollte, dass etwaige Einkommenslücken nicht aus eigener Kraft gegenfinanziert werden können. Banken für die Finanzierung von Gründungsvorhaben sind in erster Linie natürlich die KfW, weitere Banken finden sich hier. Für die Kapitalbedarfsgewinnung drücke ich Ihnen ansonsten alle Daumen.

Businessplan Bestandteil: Rentabilitätsvorschau

Das letzte Stück zu einem vollständig durchdachten Businessplan ist dann die Rentabilittäsvorschau. Hier wird einmal für zwölf Monate und einmal für drei Jahre als Jahresübersicht dargestellt, wie Sie sich die Entwicklung von Einnahmen und Ausgaben vorstellen. Dabei sollten Sie keinesfalls zu großzügige Einnahmesteigerungen annehmen, der Markt ist immer stärker umkämpft, als sie meinen. Und andererseits dürfen die Ausgaben in Ihrem Businessplan nicht unterschätzt werden! Bei steigenden Einnahmen haben Sie ganz sicher auch proportional steigende Ausgaben zu verzeichnen. Die Rentabilitätsvorschau lässt im Businessplan also erkennen, ob Ihre Idee den Anforderungen des täglichen Geschäfts gewachsen ist oder ob die stiegenden Betriebsausgaben den Gewinn so schmälern, dass es nicht lohnt, den Aufwand zu betreiben.

Mein Tipp: Ich rate immer dazu, den Businessplan auch während der ersten Monate oder Jahre weiter zu betreiben, und zwar in Form einer andauernden Aktualisierung. Aktualisieren Sie wenigstens die Tabellen Ihres Businessplans, erweitern Sie die Soll-Spalten mit Ist-Zahlen und vergleichen Sie und prüfen Sie die Tendenzen. So behalten Sie den Überblick, ob Ihr Geschäft irgendwo an einem Gewinnfresser krankt und sie irgendwo eine Sparbremse betätigen müssen.

Selbstständigkeit verlangt jede Menge Entscheidungen, die ein Angestellter nicht treffen muss. Gerade bei einer Neugründung oder zu Beginn, stellen sich deshalb Fragen, mit denen man sich nie zuvor auseinander setzen musste. Ob es ratsamer ist sich gemäß UStG von der Umsatzsteuer befreien zu lassen, wenn das Geschäft den Bedingungen entspricht, oder nicht, ist beispielsweise eine davon. Aus eigener Erfahrung biete ich Ihnen hier einige Denkanstöße zur umsatzsteuerbefreiung…

Umsatzsteuerbefreiung – wann ist sie möglich?

Alle Kleinunternehmer, die mit ihrem Umsatz inklusive(!) Umsatzsteuer unter 17.500 Euro lagen und im folgenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz zu verzeichnen haben, sind beim Finanzamt automatisch von der Umsatzsteuer befreit. Damit soll den wenig verdienenden Kleinunternehmern Erleichterung verschafft werden. In der Rechnung, die ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer ausweist, muss das ausdrücklich erklärt sein, weil der Rechnungsempfänger auf diese Rechnung keine Vorsteuerertsattung verlangen darf. “Nach § 19 Abs. 1 UStG umsatzsteuerbefreit” sollte mindestens als Text in der Rechnung vorkommen.

Umsatzsteuerbefreiung – was bedeutet das in der Praxis?

Wegen Geringfügigkeit entfällt das etwas komplizierte Herausrechnen der Umsatzsteuer, die Steuererklärung wird einfacher, der Büroaufwand geringer. Oft reicht damit für die Freiberufler eine einfache EÜR für das Finanzamt, andere Gewerbe müssen leider etwas mehr bürokratischen Aufwand betreiben, auch ohne Umsatzsteuer. Mehr zu den verschiedenen Abrechnungen der Kleinunternehmer findet ihr in meinem verlinkten Artikel. Allerdings kann auch selbst gezahlte Umsatzsteuer, zum Beispiel die Mehrwertsteuer bei Investitionen und Ausgaben, vom Kleinunternehmer nicht abgesetzt werden! Denn auch die Vorsteuererstattung fällt mit der Umsatzsteuerbefreiung weg. Es wird mit einer Umsatzsteuerbefreiung selbstverständlich am Ende des Jahres keine Umsatzsteuer nachgefordert, sofern der Selbstständige nicht die Umsatzgrenzen gesprengt hat. Weil die Verknüpfung im Umsatzsteuergesetz UStG eine UND-Verknüpfung ist, muss beides gelten, damit im Zweifelsfall Umsatzsteuer rückwirkend erhoben werden kann: 17500 Euro im einen UND im folgenden 50000 Euro.

Umsatzsteuerbefreiung – Pro und Contra abwägen!

Aber auch wenn damit die Gefahr geringer wird, dass man nach einem umsatzstarken Jahr plötzlich rückwirkend zur Kasse gebeten wird und Umsatzsteuer zahlen muss, die man selbst leider rückwirkend nicht mehr erheben kann, ist die Umsatzsteuerbefreiung kritisch zu betrachten und sollte wohlüberlegt werden. Im B2B-Bereich, wenn also die Zielgruppe des Kleinunternehmers selbst Unternehmen sind, stellt die Erhebung von Umsatzsteuer keine finanzielle Belastung dar, da diese die Steuer selbst wieder absetzen. Umsatzsteuer ist damit ein “durchlaufender Posten”. Wenn Sie im B2C-Bereich tätig sind und sich als Kleinunternehmer an Customers, also Privatkunden richten, kann es ein Preisvorteil sein, die immerhin meist 19% Umsatzsteuer nicht noch oben drauf rechnen zu müssen. Gerade bei hohen Investitionskosten kann es sich aber durchaus rechnen, einen Vorsteuerabzug vornehmen zu können, um sich die Liquidität zu erhalten! Das betrifft vor allem Neugründer, die anfangs noch viele Anschaffungen tätigen.

Umsatzsteuerbefreiung – geht es auch ohne?

Generell sollte aber auch der Aspekt der Werbung in jeder Form schriftlichen Kontakts beachtet werden: Wem auch immer Sie eine Rechnung mit dem Vermerk zur Umsatzsteuerbefreiung schicken, der wird wissen, dass Sie nicht viel verdienen! Ob das im Rahmen Ihrer Selbstvermarktung von Bedeutung ist, müssen Sie selbstverständlich selbst entscheiden. Falls Sie sich gegen die Umsatzsteuerbefreiung entscheiden, können Sie das mit einem einzigen Kreuzchen bei der Anmeldung beim Finanzamt oder später mit einem formlosen Schreiben, in dem Sie erklären, dass Sie auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichten. Sie sind dann ab dem folgenden Jahr allerdings fünf Jahre lang daran gebunden.

Selbstständigkeit birgt Risiken. Viele davon sind dem Existenzgründer nicht bewusst, bevor sie eintreten, können aber das Geschäft schnellstens ruinieren. Ich habe einige Gedanken dazu zusammengetragen, lassen Sie sich inspirieren…

Risikomanagement im Businessplan

Businesspläne gibt es als Vordruck zum Download. Einige davon habe ich in dem Artikel zum Businessplan als Grundlage für die Unternehmensgründung vorgestellt. Aber sind Sie beim Anschauen auf die Idee gekommen, dass eines der wichtigsten Kapitel für Existenzgründer fehlen würde? Das Risikomanagement! Je nach Unternehmen und Branche ist das sicherlich ein völlig unterschiedlich zu strukturierender Bereich der Gründungsüberlegungen. Aber ohne ein funktionierendes Risikomanagement gehen Sie als Existenzgründer ungeahnte Risiken ein! Vervollständigen Sie deshalb unbedingt – auch NACH Ihrer Gründung noch! Zu spät ist es dafür nie – Ihren Businessplan um das Kapitel “Risikomanagement“.

Risikomanagement weshalb? Einige Risiken vorgestellt…

Sie müssen an alles erdenklich Schlechte denken. Sicherlich ist Ihnen bei einer Geschäftseröffnung klar, dass Sie einen umfassenden Versicherungsschutz brauchen. In einigen Gegenden sollte der heute unbedingt auch Hochwasser- und Unwetterschäden beinhalten. Einbruch, Vandalismus, Diebstähle während der Geschäftsöffnungszeiten gehören als Überlegung zum Risikomanagement. Sind Sie vor weitreichendem Datenverlust gesichert? Sind Ihre Kundendaten gemäß Datenschutz unter Verschluß oder haben Sie womöglich einen Diebstahl sensibler Daten zu verantworten? Wie sieht es bei einem Computerabstruz aus? Wie schnell ist Ihr Geschäft wieder auf den Beinen? Wie haben Sie als Selbstständiger unternehmenssensible Prozesse gesichert, um in einem solchen Fall weiterarbeiten zu können? Haben Sie eine Alarmanlage? Wird eine solche von Ihrer Versicherung verlangt? Aber auch Ausfälle durch unbezahlte Aufträge ruinieren Selbstständige. Risikomanagement umfasst ebenfalls, sich Gedanken um Inkassounternehmen zu machen oder anderweitig Lösungen dafür zu finden, dass die Abmahnung von ausstehenden Zahlungen bis zu sechs Monate dauern kann und ein Klageverfahren zur Pfändung oder ähnliches dann noch ansteht! Bei tatsächlich zahlungsunfähigen Schuldnern taugt allerdings auch dieses Risikomanagement nichts mehr.

Risikomanagement beginnt schon beim Angebotsschreiben!

Ihr persönliches Risikomanagement beginnt schon in Ihrem Angebot. Wenn Sie mit dem Auftraggeber etwa eine Frist zur Fertigstellung eines Auftrages vereinbart haben, kann dieser Sie bei Nichterfüllung auf Schadensersatz verklagen. Zwar regelt das BGB den Schadensersatz bei Nichterfüllung einer Forderung, aber der Paragraph §281 BGB ist so schwammig formuliert, dass es vermutlich eine Frage des besseren (=teureren) Anwalts ist, wer im Falle eines Ausfalls des Risikomanagements den Nachteil erleidet. Suchen Sie Kooperationspartner für Krankheitsfälle und vereinbaren Sie mit jedem Kunden eine mögliche Ausführung durch diese “Vertretung”.

Risikomanagement in den AGBs abgleichen

Als Selbstständiger können Sie auch Ihre AGB zum Risikomanagement heranziehen. Formulieren Sie im Rahmen des §281 BGB die Fälle eines Ausfalls, unter denen Sie eine Haftung ausschließen oder zu welcher Höhe (beispielsweise prozentual) eine Ersatzleistung (zum Beispiel Schadensersatzzahlung) geleistet wird. Tatsächlich gilt aber auch für den Fordernden die Pflicht zur Mahnung, also einer zweiten Fristsetzung. Bei jedem Auftrag sollten deshalb im Rahmen des eigenen Risikomanagements beide Seiten prüfen, ob Fristen und andere Vereinbarungen auch unter Annahme eines Ausfalls und den anschließend einzuhaltenden Fristen ausreichend gestaltet sind. Weitere Infos hält auch das Mittelstandswiki bereit.

Mein Tipp: Lassen Sie Ihre AGBs und damit Ihr persönliches Risikomanagement von einem Anwalt prüfen. Im Zweifelsfall gilt selbstverständlich die Salvatorische Klausel (lat. salvatorius „bewahrend“, „erhaltend“), die besagt, dass, wenn ein Artikel der AGBs ungültig sein sollte, alle anderen ihre Gültigkeit behalten.

Unsere Gesellschaft befindet sich an einem Scheideweg: von einer produzierenden Gesellschaft bewegen wir uns immer stärker auf eine reine Informationsverarbeitungsgesellschaft zu. Aber nicht jeder von uns beherrscht deswegen die deutsche Rechtschreibung, ist gleichzeitig zum Knowlegdeworker aufgestiegen. Handwerker, Dienstleister vielfacher Kuleur, es gibt unendlich viele Beispiele für Berufsfelder, die sprachlich nicht gewandt sein müssen, um in ihrem Business zu den Besten gehören zu können. Aber wie bringt man diese Message dann an den Mann oder die Frau, wenn alle Informationswege sprachlicher Natur sind?

Rechtschreibung im Unternehmen: Sprache und Werbung

Werbung muss knallig sein, Werbung muss Aufmerksamkeit und sofort danach Interesse wecken. Vor allem aber darf Werbung nicht fehlerhaft und damit lächerlich sein: Inzwischen korrigiert, warb einmal ein Unternehmen mit der zugegeben interesseweckenden Frage: “Wissen Sie, was ein Hebal ist?” Tatsächlich handelte es sich dabei jedoch einfach um einen Rechtschreibfehler, es ging um den eher uninteressanten “Hebel”. Fakt ist, dass auch Antiwerbung wirken kann, in diesem Fall jedoch dafür sorgte, dass durch den Rechtschreibfehler nur der Rechtschreibfehler im Gedächtnis haften blieb, weil das Unternehmen mit dieser Werbung nicht überzeugte. Durch mangelhafte Rechtschreibung werden tatsächlich – vor allem natürlich im Internet! – mehr Kunden dauerhafter vergrault, als man es sich vorstellen mag.

Recht geschriebene Werbung von der Agentur bestellen

Es lohnt sich, eine Werbeagentur einzuschalten, wenn es um mehr als um den Druck der eigenen Visitenkarten geht. Selbst Anschreiben zur Kundenakquise sind in den Händen von Werbefachleuten gut aufgehoben. Wichtig dabei ist immer: die Prüfung auf korrekte Rechtschreibung muss als Schlussredaktion immer noch extra erfolgen! Jeder Texter hat für seine eigenen Texte nämlich einen blinden Fleck, der die Überprüfung der eigenen Rechtschreibung verhindert oder zumindest enorm erschwert. Eine korrekte Rechtschreibung ist aber Aushängeschild einer jeden Handlung des Unternehmens nach außen, ob Werbung, Auftragsschreiben, Briefe, Mailings oder auch einfach nur die Rechnung. Nichts wirkt unseriöser als ein schludrig dahergeschmiertes Anschreiben mit einer Rechtschreibung wie von einem Drittklässler. Mindestens sollte also generell eine Rechtschreibprüfung aller wichtigen Anschreiben u.ä. durch ein professionelles Lektorat erfolgen.

Rechtschreibung in der Bewerbung: nicht nur im Anschreiben wichtig!

Ob in der Bewerbung oder im Profil im Businessnetzwerk, heutzutage sogar in privaten Netzwerken, sofern diese für den potentiellen Arbeitgeber einsehbar sind: überall spielt Rechtschreibung eine Rolle. Für einen Rundum-Check durch den Personaler sollten sie gerüstet sein, wenn sie auf Jobsuche sind! Achten Sie also nicht nur auf Entfernung peinlicher Party- undFreizeitfotos, sonder auch auf Ihren Ausdruck und Ihre Rechtschreibung in allen öffentlichen Belangen.  Die beste und rechtschreibgeprüfte Bewerbung hilft nichts, wenn anhand Ihres Xing-Auftritts oder Ihres persönlichen Blogs erkennbar wird, dass Sie in Sachen Rechtschreibung eine totale Niete sind!

Bei kleineren Textkorrekturaufträgen wenden Sie sich am Besten an ein Lektoratsbüro, das Sie im Internet finden. Ich habe bisher sehr gute Erfahrungen gemacht mit der Rechtschreibprüfung durch Website-Korrigierer (link), die auch Pauschalangebote für Ihre Profil- und Bewerbungstexte erstellen. Hier werden neben der Rechtschreibung immer auch gleich seltsame Satzstellungen korrigiert, bei mir bisher ohne Aufschlag.

Wer als Kleinunternehmer ab und zu etwas verdient und eigene Rechnungen stellt, muss dringend eine Steuernummer oder bei EU-weiten Geschäften die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID) angeben, sonst handelt es sich bei dem Schriftstück gar nicht um eine Rechnung und das kann teuer werden!

Steuer: Nummernpflicht zur Rechnungsstellung

Wichtig für alle Selbstständigen: Grundlage der Steuernummerpflicht auf Rechnungen sind § 14 Abs. 2 Nr. 2 Satz 2 UStG in Verbindung mit § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG. Der erste spricht von der Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung im Allgemeinen und der zweite § bezeichnet genauer die Auflistung der Pflichtangaben wie die der Steuernummer bei der Rechnungsstellung. Demnach handelt es sich bei einer Rechnung ohne Steuernummernangabe zwar um ein Abrechnungsdokument im weitesten, aber nicht um eine wirkliche Rechnung im steuerrechtlichen Sinne.

Was, wenn auf der Rechnung keine oder eine falsche Sterunummer angegeben wurde?

Wenn zwar rechtzeitig eine Rechnung erstellt wurde, aber die Steueridentifikationsnummer falsch oder gar nicht angegeben wurde, ist also keine Rechnungsstellung im rechtlichen erfolgt. Wenn aber nicht rechtzeitig eine Rechnungsstellung mit korrekter Steuernummer erfolgt, stellt das nach § 26a Abs. 2 UStG einen Straftatbestand dar, der mit einer Geldbuße bis zur Höhe von € 5.000 geahndet werden kann – und zwar PRO RECHNUNG! Dem Rechnungssteller kann es also übel ergehen,wenn er die Steuernummernsache nicht so wichtig nimmt, aber auch der Rechnungsempfänger hat Nachteile daraus, wenn der Fehler oder das Fehlen der Steuernummer auffällt (bei einer Wirtschaftsprüfung zum Beispiel): Ihm kann der Vorsteuerabzug verweigert werden, wenn die Rechnung eine falsche Steuernummer enthält.

Was tun, wenn die falschen Steuernummern auf Rechnungen noch eben auffallen?

Grundsätzlich wird dazu geraten, zur Korrektur der Steuernummer auf einer Rechnung nicht etwa eine komplett neue, korrigierte Rechnung nachzusenden, solange man das falsche Dokument, also die Rechnung ohne oder mit falscher Steuernummer, nicht auch wiederbekommt. Sonst kann man sich nicht sicher sein, dass die falsche Rechnung auch wirklich im Aktenvernichter landet. Besser ist es, in einem gesonderten Dokument nur die fehlenden Angaben zu ergänzen bzw. korrigieren. Kann zum Beispiel so aussehen: “In den Rechnungen Nr. 01-0110 bis 01-0123 haben wir versehentlich die falsche Steuernummer eingefügt. Richtig ist DE….. Wir bitten um Korrektur und natürlich vielfach um Verzeihung für entstandene Umstände.” Einzusehen ist das übrigens im BMF-Schreiben vom 29.1.2004 Rz. 52, zu finden zum Beispiel hier.

Die Existenzgründung als Schritt in die Selbstständigkeit birgt viele Hürden. Neben einer Idee und dem Mut zum entsprechenden Risiko braucht es kalkulatorische und organisatorische Fähigkeiten, fachliche Kenntnis natürlich und – viele Behördengänge. Und nach all den Vorbereitungen steht irgendwann dann an: der Gang zur Bank. Zum Geschäftskonto…

Das Geschäftskonto steht vor allen Einkünften

Ein Geschäftskonto für Selbstständige ist keine Pflichtübung, sondern eine freie Entscheidung. Aber: Je nach Gesellschaftsform der Neugründung sind Sie zu einer Bilanzierung ihrer Einnahmen und Ausgaben verpflichtet, was eine Einsichtnahme der Steuerbehören in ihre Konten – ohne ein Geschäftskonto dann nämlich ihre privaten Konten! – mit sich bringen kann. Wollen Sie wirklich alles offenlegen müssen, wenn Sie von einer Prüfung betroffen sind? Oft sind Selbstständige allerdings von der Pflicht zur doppelten Buchhaltung und manchmal auch von unangenhemn Steuern weitestgehend befreit.

Ein Geschäftskonto ist meiner Meinung nach aber selbst für Freiberufler oder Kleinunternehmer unter §17UStG wichtig! Denn auch für eine EÜR genannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen Einnahmen und Ausgaben vom üblichen Haushalt getrennt betrachtet werden können. Wenn Sie also nicht Monat für Monat ihre sämtlichen Einkäufe per Kartenzahlung auf Ihren Kontoauszügen durchsehen wollen, tun Sie es einfach: eröffnen Sie ein Geschäftskonto!

Das Geschäftskonto: Welche Bank?

Tatsächlich bieten nicht alle Banken Geschäftskonten an. Die meisten Direktbanken, also zum Beipiel comdirect, aber auch die Norisbank, sind reine Privatkunden-Banken mit einem Angebot an Giro- und ohne Geschäftskonten. Dagegen bietet die Commerzbank mit commerzbanking eine Direktbank für Geschäftskonten plus Tagesgeld. Geschäftskonten gibt es aber auch bei allen Sparkassen, der Postbank, der Allianz, Berliner, Deutsche Bank und so weiter und so fort, Preisvergleich lohnt sich! Allerdings werden die Geschäftsbanken je nach Gründung ihr Klientel der Geschäftskontoinhaber sorgsam auswählen und eine große Bank wie die Commerzbank etwa einen Hausmeister ggf. nicht annehmen. Relativ sicher ist man mit der Frage nach einem Geschäftskonto bei den regionalen Banken (Volksbanken, Reiffeisen usw.), weil diese angehalten sind, regionale Existenzgründungen geschäftlich zu fördern.

Girokonto als Geschäftskonto?

Auch ein zweites Girokonto kann zur Geschäftsaufnahme verwendet werden. Reinen Privatkundenbanken fehlt es allerdings an Serviceleistungen und Beratungsfähigkeit bezüglich Selbstständiger und (Klein-)Unternehmer. Wenn Sie aber keine Investiotnskredite benötigen und auch sonst keinen Beratungsbedarf haben, wie Sie beispielsweise an öffentliche Förderungen oder die besten Gründungsdarlehen kommen können, sind Girokonten eine super Alternative! Ein Giro-Geschäftskonto ist heutzutage oft kostenlos zu bekommen und beinhaltet dabei alles, was man braucht: Eine Karte, Möglichkeiten zum Banking vor Ort oder direkt und manchmal auch einen gewissen Überziehungsrahmen.

Geschäftskonto eröffnet, Versicherung gekauft?

Vorsicht ist geboten bei den Gesprächen zur Eröffnung eines Geschäftskontos! Oft nutzen die Banken diesen Zeitpunkt der Gründung, um dem Existenzgründer eine Versicherung oder gar ein ganzes Paket an Versicherungen zusätzlich zu seinem Geschäftskonto aufzuschwatzen. Natürlich brauchen viele neugründende Selbstständige neben einem Geschäftskonto auch noch Versicherungen, aber die Banken bieten da nicht immer den am besten passenden Versicherungsschutz, sondern den, mit dem sie am meisten verdienen.

Selbstständigkeit ist, wenn man immer arbeitet. Denn Feierabend kennt die Selbstständigkeit nicht, dann beginnt der Kampf mit dem Papierkram, den ehemals arbeitslose Selbstständige ja sicherlich noch kennen! Ob Gründungszuschuß oder Einstiegsgeld, eines bleibt jedoch: Die schier unbeantwortbare Frage nach der Abrechnungsform für das Amt.

Bilanzieren oder EÜR, also Einnahmen- /Überschussrechnung?

Eine Einnahmen-Überschussrechnung ist eindeutig einfacher. Hier sind Freiberufler im Vorteil, bei denen darf die EÜR sogar formlos sein. Ansonsten gilt: Erst wenn der Selbstständige/Gewerbetreibende einen Gewinn von über 30.000 Euro pro Jahr (oder einen Umsatz von mehr als 350.000 Euro pro Jahr) erringt, wird er durch das Finanzamt aufgefordert, die Buchhaltung von einfacher Einnahmen-Überschußrechnung umzustellen und zu bilanzieren. Spätestens ab dem Zeitpunkt ist eine Steuerhilfe angezeigt! Die EÜR ist ansonsten ja recht einfach: Im Prinzip werden Einnahmen und Ausgaben (Überschuss) einander gegenübergestellt (deshalb auch in Österreich die sinnigere Bezeichnung Einnahmen/Ausgaben-Rechnung oder E/A-Rechnung), um das steuerpflichtige Einkommen zu ermitteln.

Übrigens sind Freiberufler generell auch von der Gewerbesteuer befreit! Ansonsten ist diese trotz der Kleinunternehmerregelung durch den §19 EStG – Einkommenssteuergesetz, wie der Name schon sagt! – bei jeder Gewerbeanmeldung zu zahlen. Und ein Tipp bei Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld und der Abrechnung für’s Amt: Die brauchen meistens wirklich nur eine einfach EÜ-Rechnung, komplizierteres übersteigt die Kompetenz vieler Mitarbeiter der ARGEn nämlich!

Wenn also die EÜR, die Einkommens- und Überschussrechnung nötig ist…? Oder auch mehr? Hilfe!

Wie gesagt, haben Freiberufler hier den treffend bezeichneten Freifahrtsschein einer formlosen EÜ-Rechnungs-Aufstellung. Trotzdem sollten die Unterlagen zur Abrechnung sinnig gegliedert sein! Am besten schaut man sich nach einer kostenlosen Hilfesoftware zur Einnahmen-Überschussrechnung um, wie sie von ELSTER, dem offiziellen Programm der Finanzverwaltung von Bund und Ländern angeboten wird. Unter ELSTERFormular findet sich ELSTER-Software zu den Bereichen Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung, Lohnsteuerbescheinigung sowie der Einnahmenüberschussrechnung EÜR. Auch sinnvoll: ausführliche Begleittexte zum besseren Verständnis. Nur zu empfehlen!

[Bild: © Markus Rödder / flickr]